Privacyverklaring betreffende de bescherming van persoonsgegevens

1. Wie zijn wij?

1.1. NMC als verwerkingsverantwoordelijke

Via deze verklaring (hierna: “Verklaring”) wensen wij u op de hoogte te brengen van de doeleinden en de modaliteiten van het verzamelen en verwerken van uw persoonsgegevens door NMC met maatschappelijke zetel te Duarrefstrooss 15B, 9990 Weiswampach, Luxemburg en met ondernemingsnummer B 107 609 (hierna genoemd: “wij” of “NMC”).

U vindt onze contactgegevens onder paragraaf 10 van deze Verklaring.

Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die door ons worden verzameld en gebruikt. Als verwerkingsverantwoordelijke nemen wij de nodige maatregelen, zodat u:

• op de hoogte blijft van de verwerking van uw persoonsgegevens en van uw rechten;
• de controle behoudt over de persoonsgegevens die wij verwerken;
• uw rechten in verband met uw persoonsgegevens kan uitoefenen. Onder paragraaf 9 van deze Verklaring vindt u meer informatie over uw rechten.

2. Welke gegevens verzamelen wij over u?

2.1. Persoonsgegevens

Onder “persoonsgegevens” verstaan wij alle gegevens betreffende een levende natuurlijke persoon.

Het soort persoonsgegevens dat wij verzamelen is afhankelijk van de gevraagde diensten. Indien u een commerciële relatie met ons hebt, gaat het onder meer om gegevens over u en/of uw vertegenwoordigers, uw personeel, uw medewerkers en/of onafhankelijke bestuurders (hierna samen “u” of “uw” genoemd). Indien u ons persoonsgegevens van uw vertegenwoordigers, uw personeel, uw medewerkers en/of zelfstandige bestuurders meedeelt, bent u verplicht hen in te lichten over het bestaan en de inhoud van deze Verklaring, alsook over onze plichten, hun rechten en de manier waarop zij deze rechten kunnen uitoefenen. Bovendien verzamelen we gegevens van de personen die belangstelling tonen voor onze diensten of onze bedrijfswerking. Daarmee worden onder meer personen bedoeld die geïnteresseerd zijn in de diensten die op de websites worden aangeboden (nieuwsbrieven, contactformulieren, feedback …).

We verzamelen in het bijzonder administratieve gegevens en contactgegevens. Met die gegevens kunnen wij u identificeren, contact met u opnemen of, indien u een leverancier of een handelspartner bent, zakendoen met u. Dit kunnen contactgegevens zijn zoals uw naam, adres, telefoonnummer of e-mailadres.

Wij verzamelen en verwerken geen zogenaamde gevoelige gegevens, zoals:

• persoonsgegevens waaruit uw ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religie of levensbeschouwelijke opvattingen of vakbondslidmaatschap blijkt;
• genetische of biometrische gegevens (bv. gezichtsopnames en vingerafdruk);
• gegevens betreffende uw gezondheid;
• gegevens betreffende uw seksueel gedrag of seksuele geaardheid.

Indien wij dergelijke gevoelige gegevens ontvangen, zullen wij die niet gebruiken, maar wissen.

2.2. Minderjarigen

Het is niet onze intentie om persoonsgegevens van minderjarigen te verwerken.

3. Voor welke doeleinden hebben wij uw gegevens nodig?

3.1. Dienstenaanbod en commerciële relatie

Wat houdt dit doel in?

Wij kunnen uw persoonsgegevens gebruiken om onze professionele taken uit te voeren of onze diensten te verlenen.

Welke persoonsgegevens verwerken we in dit kader?

Wij verzamelen en verwerken de volgende gegevens: uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en adres.

3.2. Informatie en communicatie

Wat houdt dit doel in?

We kunnen uw persoonsgegevens gebruiken om u in te lichten over onze activiteiten, diensten of nieuwsbrieven die u naar onze mening kunnen interesseren.

Wij nemen met u contact op indien u dit uitdrukkelijk vraagt of indien wij van mening zijn dat u geïnteresseerd zou kunnen zijn in een dienst of dat dit uw bedrijf/organisatie ten goede zou kunnen komen.

Indien u nog in een commerciële relatie tot ons staat, ontvangt u onze marketingcommunicaties slechts indien u ons uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven om met u contact op te nemen.

Indien u al in een commerciële relatie tot ons staat of uw gegevens reeds heeft verstrekt, kan het zijn dat u reclame van ons ontvangt zonder uw uitdrukkelijke toestemming. Dit is bijvoorbeeld het geval voor alle personen die zich hebben ingeschreven voor de nieuwsbrief en/of voor de gegevens die worden verstrekt tijdens de commerciële uitwisselingen. Wij baseren ons daarbij op ons gerechtvaardigde belang om onze handelsrelatie goed uit te voeren.

Welke persoonsgegevens verwerken we in dit kader?

In bepaalde gevallen verzamelen en verwerken wij de volgende gegevens: uw naam, beroep, e-mailadres en telefoonnummer.

3.3. Werking van de onderneming

Wat houdt dit doel in?

Dit doel vormt een zogenaamd “gerechtvaardigd belang”. De gegevensverwerking is immers gebaseerd op een aantal gerechtvaardigde belangen. Wij zorgen er echter steeds voor dat het evenwicht tussen onze gerechtvaardigde belangen en hun eventuele impact op uw privéleven niet verstoord wordt.

Indien u zich toch wenst te verzetten tegen deze verwerkingen, kunt u uw recht van bezwaar uitoefenen, zoals vermeld in punt 9.3 van deze Verklaring.

Zo verwerken wij persoonsgegevens in de volgende situaties (niet-exhaustieve lijst):

• Zij kunnen dienen als bewijs (archief);
• Ze kunnen worden gebruikt voor de vaststelling, de uitoefening, de verdediging of de vrijwaring van onze rechten of van die van de personen die ons vertegenwoordigen, bijvoorbeeld in geval van geschillen;
• Ze kunnen worden gebruikt voor de administratie, het (risico)beheer en de controle van onze organisatie (bijvoorbeeld: compliance, preventie tegen witwassen en fraude en onderzoek van deze problematieken, risicobeheer, risicofuncties en inspectie, klachtenbeheer, interne en externe audit);
• Ze kunnen gebruikt worden voor de vereenvoudiging van de uitvoering, het gebruik en de afsluiting van diensten door de klant, onder meer om te vermijden dat u opnieuw informatie moet verstrekken die u eerder al hebt ingevuld;
• De persoonsgegevens en uw surfgedrag op sommige van onze websites kunnen ook verzameld worden voor het aanmaken van categorieën klanten/commerciële relaties; dit om u beter te leren kennen als klant/commerciële relatie, maar ook om een beter inzicht te krijgen in uw voorkeuren en u zo de meest relevante boodschap te geven al naargelang uw profiel en het moment van raadpleging. Dit noemen we de gedragsgerichte aanpak.

3.4. Wettelijke verplichting

Wat houdt dit doel in?

NMC is verplicht in bepaalde gevallen persoonsgegevens te verwerken, bv. wettelijke verplichtingen betreffende de wetgeving op de bescherming van persoonsgegevens.

3.5. Cookies

We gebruiken “cookies” (en gelijkaardige technologieën) op onze websites en applicaties. Dankzij deze kleine computerbestanden die informatie opslaan op de browser van uw computer kunnen we bepaalde gegevens over u onthouden (bv. taalkeuze).

We registreren ze om onze sites en toepassingen zo goed mogelijk af te stemmen op uw wensen en uw voorkeur te behouden voor een volgend bezoek. Zo kunnen we uw gebruiksgemak snel verhogen en u relevante aanbiedingen tonen.

4. Vragen wij uw toestemming voordat we overgaan tot de verwerking van uw gegevens?

4.1. Algemene context

Wij zijn enkel gemachtigd om uw persoonsgegevens te gebruiken en te verwerken indien aan een van de volgende voorwaarden is voldaan:

• Het gebruik van uw persoonsgegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst die u met ons hebt gesloten of om op uw verzoek de nodige stappen te ondernemen om deze overeenkomst te sluiten.
  De in punt 3.1 van deze Verklaring beschreven verwerkingsdoeleinden zijn op dit principe gebaseerd.
• We hebben uw vrije en uitdrukkelijke toestemming om uw persoonsgegevens voor een welbepaald doel te gebruiken.
  Indien u nog geen relatie met ons heeft, vragen wij u immers uw toestemming om u te contacteren voor direct-marketingdoeleinden, zoals vermeld in punt 3.2 van deze Verklaring.
• Het gebruik van uw persoonsgegevens gebeurt in overeenstemming met onze gerechtvaardigde belangen en in overeenstemming met uw belangen en rechten.
  Wij baseren de verwerkingen die nodig zijn voor de goede werking van onze onderneming op ons gerechtvaardigd belang, zoals vermeld in punt 3.3 van deze Verklaring. Hetzelfde geldt voor de verwerkingen die nodig zijn voor het versturen van direct-marketingmails naar bestaande contactpersonen zoals beschreven in punt 3.2 van deze Verklaring.
• We zijn wettelijk verplicht bepaalde gegevens te verwerken en mee te delen aan de bevoegde autoriteiten, zoals de gegevensbeschermingsautoriteit (bv. in het kader van een audit).

5. Met wie delen wij uw gegevens?

• Enkel de medewerkers van de vennootschappen van de groep die voor de uitvoering van hun professionele taken toegang nodig hebben tot de persoonsgegevens krijgen er toegang toe. Zij handelen onder ons toezicht en wij zijn verantwoordelijk voor hen.
• Wij doen daarnaast een beroep op externe leveranciers die bepaalde verwerkingen op zich nemen, zodat wij u onze producten en diensten, meer bepaald ICT-diensten en juridische, financiële, boekhoudkundige en andere diensten kunnen aanbieden. Gezien het feit dat deze derden voor de uitvoering van de gevraagde diensten toegang hebben tot persoonsgegevens, hebben we technische, organisatorische en contractuele maatregelen getroffen om ons ervan te verzekeren dat uw gegevens uitsluitend worden verwerkt en gebruikt voor de doeleinden die in paragraaf 3 van deze Verklaring staan vermeld.
• Wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn, kunnen wij uw persoonsgegevens verstrekken aan controleautoriteiten, fiscale instanties en onderzoeksdiensten.

6. Waar bewaren en verwerken wij uw persoonsgegevens?

De persoonsgegevens zullen niet worden overgedragen buiten de EU. Indien de werkgever plant deze op te slaan en/of te verwerken buiten de EU, zal hij dit expliciet melden en ervoor zorgen dat hetzelfde beschermingsniveau gegarandeerd wordt.

Als we een beroep doen op onderaannemers, zullen de gegevens worden doorgestuurd naar de landen waar de datacenters van deze verwerkers zich bevinden.

Met deze onderaannemers sluiten wij een overeenkomst op basis van een model dat door de Europese Commissie is goedgekeurd en waarbij deze onderaannemers dezelfde mate van bescherming garanderen als NMC voor binnen de EU opgeslagen gegevens.

7. Hoelang bewaren wij uw persoonsgegevens?

We bewaren uw gegevens uitsluitend voor zover dat noodzakelijk is om de onder paragraaf 3 van deze verklaring vermelde doeleinden te bereiken. Eventuele afwijkingen of toelichtingen van dit principe worden uitdrukkelijk aangegeven bij de verschillende doeleinden die onder paragraaf 3 van deze verklaring staan vermeld.

Daar de noodzaak om gegevens te bewaren afhankelijk is van het type van gegevens en van het doel van de verwerking, kunnen de bewaartermijnen aanzienlijk verschillen.

Dit zijn de criteria waarop wij ons baseren om de bewaartermijnen te bepalen:

• Hoe lang hebben we de gegevens nodig om de gevraagde dienst te kunnen leveren?
• Hebben wij een specifieke bewaartermijn vastgelegd en aangekondigd?
• Hebben wij de toestemming gekregen om de bewaartermijn te verlengen?
• Zijn wij onderworpen aan een wettelijke, contractuele of vergelijkbare verplichting?

Zodra wij uw gegevens niet langer nodig hebben en wij niet meer wettelijk verplicht zijn ze te bewaren, wissen wij ze definitief of, indien dat onmogelijk blijkt, anonimiseren wij ze in ons systeem.

Uw persoonsgegevens worden in principe bewaard en gebruikt voor zolang dat noodzakelijk is om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, of om geschillen te beslechten of om overeenkomsten te sluiten.

8. Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden als strikt persoonlijk beschouwd. Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om de verschafte en verzamelde persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, onbedoelde wijziging, beschadiging, toevallige of onwettige toegang of een andere ongeoorloofde verwerking.

9. Wat zijn uw rechten?

9.1. Recht van inzage, van bezwaar, op rectificatie, op vergetelheid en op overdraagbaarheid van gegevens

9.1.1. Recht van inzage

U hebt toegang tot de persoonsgegevens die wij verwerken en recht op inzage in deze gegevens. Indien u dat wenst, bezorgen wij u er gratis een kopie van.

Voor het uitoefenen van uw rechten, verwijzen wij naar paragraaf 9.3 van deze Verklaring.

9.1.2. Recht op rectificatie

U hebt het recht om de wissing of rectificatie van foute, onvolledige, ongepaste of verouderde gegevens te verzoeken.

Voor het uitoefenen van uw rechten verwijzen wij naar paragraaf 9.3 van deze Verklaring.

9.1.3. Recht op het intrekken van uw toestemming

Indien de verwerking gebaseerd is op uw toestemming, zoals beschreven in paragraaf 4.1 van deze Verklaring, hebt u te allen tijde het recht die toestemming in te trekken.

Voor het uitoefenen van uw rechten verwijzen wij naar paragraaf 9.3 van deze Verklaring.

9.1.4. Recht van bezwaar tegen bepaalde verwerkingen

Indien uw persoonsgegevens worden verwerkt op grond van gerechtvaardigde redenen, hebt u het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens om redenen die met uw specifieke situatie verband houden.

Voor het uitoefenen van uw rechten, verwijzen wij naar paragraaf 9.3 van deze Verklaring.

9.1.5. Recht op vergetelheid

U hebt het recht om de wissing van uw persoonsgegevens te verkrijgen. Indien u in dit verband de relatie met NMC wil beëindigen, kan u ons dus vragen om uw persoonsgegevens niet langer te gebruiken. We kunnen de vereiste gegevens echter bewaren als bewijsmateriaal.

Naast het recht op vergetelheid hebt u eveneens het recht om ons te allen tijde te verzoeken de verwerking van de gegevens die verwerkt zijn op basis van uw toestemming of ons gerechtvaardigd belang te beëindigen. In geval van gerechtvaardigd belang kunnen wij evenwel doorgaan met de verwerking van uw persoonsgegevens, tenzij u besluit de bestaande commerciële relatie te beëindigen.

Voor het uitoefenen van uw rechten verwijzen wij naar paragraaf 9.3 van deze Verklaring.

9.1.6. Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Wat de persoonsgegevens betreft die verwerkt worden op basis van uw toestemming of omwille van hun noodzaak voor de levering van de gevraagde producten of diensten, kunt u ons vragen om de persoonsgegevens die u aan ons hebt meegedeeld rechtstreeks over te dragen aan een derde of aan uzelf. De privacywet stelt echter enkele grenzen aan dit recht, dat dus niet op alle gegevens van toepassing is.

Voor het uitoefenen van uw rechten verwijzen wij naar paragraaf 9.3 van deze Verklaring.

9.2. Recht van bezwaar tegen direct marketing

U hebt het recht de verwerking van uw gegevens voor direct-marketingdoeleinden aan te vechten, indien u geen dergelijke communicatie (meer) van ons wenst te ontvangen. Uw verzoek wordt zo snel mogelijk in overweging genomen, waarna wij uw gegevens niet langer voor dergelijke doeleinden zullen verwerken.

Voor het uitoefenen van uw rechten verwijzen wij naar paragraaf 9.3 van deze Verklaring.

Zelfs indien u uw recht van bezwaar hebt uitgeoefend, kan u, indien gewenst, nadien opnieuw toestemming geven voor de direct-marketingactiviteiten via dezelfde kanalen.

We vestigen uw aandacht op het feit dat de uitoefening van uw recht van bezwaar ons niet verbiedt contact met u op te nemen voor enig ander doel, met inbegrip van de uitvoering van de overeenkomst, in overeenstemming met deze Verklaring.

9.3. Hoe kan u uw rechten uitoefenen?

Om de voormelde rechten uit te oefenen dient u een schriftelijk verzoek in per e-mail of per post ter attentie van het privacy team van u land.

Wij verzoeken u duidelijk te vermelden welk recht u wil uitoefenen, tegen welk(e) verwerking(en) u bezwaar uit of welke toestemming u wenst in te trekken.

9.4. Aandachtspunten betreffende het uitoefenen van uw rechten

Wij informeren u dat het bezwaar tegen bepaalde verwerkingen of de intrekking van uw toestemming voor verschillende verwerkingen van uw persoonsgegevens tot gevolg kan hebben dat u niet langer op de hoogte blijft van de activiteiten of aangeboden diensten of dat u er niet langer gebruik van kan maken.

10. Hoe kan u een vraag stellen of een klacht indienen?

Indien u vragen hebt of een klacht inzake de verwerking van uw gegevens wenst in te dienen, kan u via de onder punt 9.3 vermeld kanalen contact met ons opnemen.

Indien u niet tevreden bent met ons antwoord, opmerkingen hebt inzake de uitoefening van uw rechten of meent dat de verwerking van uw persoonsgegevens niet in overeenstemming met de wetgeving verloopt, hebt u het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit van uw land.

11. Wijzigingen in deze Verklaring

Wij behouden ons het recht voor deze Verklaring, indien nodig, te wijzigen of aan te vullen.

Bij belangrijke wijzigingen zal de wijzigingsdatum worden bijgewerkt en zullen wij u hiervan op de hoogte brengen.

Wij moedigen u aan deze Verklaring regelmatig te raadplegen, zodat u op de hoogte blijft van de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken en beschermen.